Inhaltsverzeichnis

EINLEITUNG

1Das papierlose Büro im Homelab

2Installation

2.1Die Hardware

2.2Die Software

3Das Paperless Webinterface

3.1Die Startseite

3.2Dokumente

4Verwaltung

4.1Verwaltung der Dokumenten-Details

4.2Bearbeitungsvorgänge

4.2.1Arbeitsabläufe

4.2.2E-Mail

4.3Best Practice / Beispiele

5Administration

5.1Einstellungen

5.2Anwendungskonfiguration

5.3Benutzer & Gruppen

5.4Dateiaufgaben

5.5Protokolle

5.6Backup

6App-Support

7Der Scanner-Direkt-Import

8Archiv-Serien-Nummern

Stichwortverzeichnis

Hinweis: Alle Angaben in diesem Buch wurden vom Autor mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt. Trotzdem sind Fehler nicht gänzlich auszuschließen. Der Autor sieht sich deshalb in der Pflicht darauf hinzuweisen, dass er weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen kann.

Die in dem Buch angegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Regelungen unterliegen.

Für die Mitteilung etwaiger Fehler ist der Autor jedoch dankbar. Sie erreichen ihn unter brandes.iot@gmx.de. Internetadressen oder Versionsnummern stellen den bei Bucherstellung verfügbaren Informationsstand dar. Der Autor übernimmt keine Verantwortung oder Haftung für Veränderungen, die sich aus von ihm nicht zu vertretenden Umständen ergeben. Zum Download angebotene Dateien und Informationen dienen ausschließlich privaten Zwecken.

EINLEITUNG

Von der Wiege bis zur Bahre, Formulare, Formulare! Dieses berühmte Zitat gilt mehr denn je. Für nahezu alles und jedes gibt es ein Dokument; sei es ein Beleg, eine Notiz oder ein sonstiges Schriftstück. Sie kommen auf unterschiedlichsten Wegen ins Haus geflattert: ganz klassisch über die Post (z.B. eine Rechnung) oder durch Übergabe (z.B. als Zahlungsbeleg an der Kasse). Viel Aufzubewahrendes kommt aber zwischenzeitlich auch digital über E-Mail oder befindet sich auf dem Smartphone. Manch einer druckt elektronisch erhaltene Belege aus; andere wählen u.U. den Weg Papierdokumente einzuscannen und alles nur noch digital vorzuhalten.

Doch je größer das Dokumentarchiv wächst, desto schwieriger wird es, trotz einer ausgereiften Ordnerstruktur den Überblick zu behalten. Dies ist dann der Moment, den Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ins Auge zu fassen. Das klingt zunächst schwieriger als es ist und mit Paperless-ngx steht ein mächtiges Tool bereit.

Dieses Buch versucht den Weg für ein papierloses Büro zu ebnen und Hilfestellung beim Setup zu geben.

Für wen das Buch gedacht ist

Das Buch richtet sich an alle …

die neugierig sind und sich gern mit den Möglichkeiten von Open-Source-Software beschäftigen,

die eine Lösung für Ihren „Papierberg“ suchen

die mit einfachen Mitteln schnell loslegen möchten,

die aber auch etwas weiterführende und vertiefende Anregungen, Vorschläge und praktische Anleitungen suchen,

die auf funktionierende, aussagekräftige und ausführliche Schritt-für-Schritt-Erläuterungen Wert legen und

die in komprimierter Form Tipps für das eigene Vorgehen suchen

Voraussetzungen

Im Prinzip reicht es für viele der im Buch dargestellten Beispiele aus, wenn man über einen PC verfügt.

Inhaltliche Beschreibung

Bei der Reihenfolge der Kapitel wurde versucht, von grundlegenden Informationen über die Lösung einfacher Aufgaben zu etwas anspruchsvolleren Techniken zu gelangen. Das erwartet Sie in diesem Buch:

Das papierlose Büro im Homelab

Hier werden die Entstehung und einige Grundgedanken behandelt.

Installation

Lernen Sie verschiedene Wege kennen, Paperless-ngx zu installieren.

Das Paperless Webinterface

Dieses Kapitel zeigt, wie einfach und bequem Paperless-ngx über die Web-Oberfläche zu bedienen ist.

Verwaltung

Machen Sie sich mit den Optionen des Dokumentenmanagements vertraut.

Administration

Dieses Kapitel behandelt die Systemadministration von Paperless-ngx.

App-Support

Hier tauchen Sie in die Möglichkeiten ein, Paperless-ngx über eine App zu erreichen.

Der Scanner-Direkt-Import

Machen Sie sich mit einer weiteren bequemen Funktion vertraut.

Archiv-Serien-Nummern

Lerne Sie eine weitere Unterstützung zur Verwaltung Ihrer Dokumente kennen.

besondere Schriftarten

Verschiedene Objekte werden in von einer im üblichen Text abweichenden Schriftart dargestellt:

Begriffe sind in blauer Kursivschrift fett hervorgehoben

Code-Zeilen sind in nicht proportionaler Schrift dargestellt

Dateipfade und -namen besitzen eine graue Schriftfarbe

Konsolenbefehle sind rot

Tastaturbefehle wie Strg+V sind grün

unter einem Screenelement ist eine mit der Maus auswählbare Bildschirmschaltfläche zu verstehen

dies ist ein Link

noch zwei dringende Bitten vorab

Manche Dinge lassen sich mit englischen Begriffen besser beschreiben als mit deutschen. Sehen Sie mir bitte das Pendeln zwischen den beiden Sprachen und ein gewisses Denglisch nach.

Wichtiger noch ist, dass die Verhältnisse generell aber vor allem Software einer unglaublich rasanten Entwicklung unterliegen. Dinge die gestern noch nicht möglich waren, bereiten heute vielleicht keine Schwierigkeiten mehr oder funktionieren morgen in einem völlig anderen Zusammenhang. Verdammen sie deshalb nicht den Autor, sondern geben Sie bitte entsprechende Hinweise (brandes.iot@gmx.de). damit künftige Auflagen des Buches entsprechend aktualisiert werden können.

vielen herzlichen Dank

Udo Brandes

1                       Das papierlose Büro im Homelab

Die Welt verändert sich und die Informationsflut steigt. Statt weniger Schriftstücke ist tendenziell ein Ansteigen von aufzubewahrenden Schriftstücken zu verzeichnen. Funktionalitäten eines papierlosen Büros sind vielleicht ein Ansatz, dem Datenaufkommen Herr zu werden. Dabei ist das papierlose Büro ein Konzept, bei dem auf der Verwendung von Papier möglichst weitgehend verzichtet wird. Dies kann durch den Einsatz von digitalen Technologien erreicht werden, wie z.B. dem Scanning von Dokumenten, der Anwendung von elektronischen Signaturen und der Verwaltung von Dokumenten in digitalen Archiven.

Es gibt einige Tools, die das Management von Dokumenten unterstützen und erleichtern. Dabei geht die Erwartungshaltung gegenüber einem leistungsfähigen System deutlich über das hinaus, was Datei-Explorer zu bieten haben. Neben kommerziellen Produkten sind vor allem Open-Source-Pakete für den privaten Anwender von Interesse. Vertreter sind u.a.:

Papermerge (https://www.papermerge.com/)

OpenDocMan (https://www.opendocman.com/)

OpenKM (https://www.openkm.com/)

Paperless-ngx (https://docs.paperless-ngx.com/)

Von den Genannten erfreut sich Peperless-ngx einer hohen Beliebtheit. Verantwortlich hierfür sind die weitreichenden implementierten Funktionalitäten und ein durchdachtes Web-Interface. Das Tool ist daher Grundlage dieses Buches.

Das Dokumenten-Management-System Paperless-ngx

Paperless-ngx (im Folgenden Paperless) ist ein Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem, das Ihre physischen Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv umwandelt. Es ist aus dem Projekt Paperless-ng hervorgegangen. Die Software wartet mit einem reichhaltigen Bündel an Funktionen auf:

Organisation und Indexierung Ihrer Dokumente mit Tags, Korrespondenzpartnern, Typen und mehr.

Datenspeicherung auf Ihrem lokalen Server

Durchführung von OCR für Ihre Dokumente und Ergänzung von durchsuchbarem und auswählbarem Text, selbst bei Dokumenten, die nur mit Bildern gescannt wurden.

Dokumentenspeicherung im PDF/A-Format, das neben den unveränderten Originalen für die Langzeitspeicherung konzipiert ist.

Nutzt maschinelles Lernen, um Ihren Dokumenten automatisch Tags, Korrespondenzpartnern und Dokumenttypen hinzuzufügen.

Unterstützt PDF-Dokumente, Bilder, reine Textdateien, Office-Dokumente (Word-, Excel-, Powerpoint- und LibreOffice-Äquivalente) und mehr.

Paperless speichert Ihre Dokumente einfach auf der Festplatte. Dateinamen und Ordner werden von Paperless verwaltet. Jedoch bestehen zu einer zielgenauen Anpassung der Ablage weite Konfigurationsmöglichkeiten.

Ein durchdachtes Webinterface

Volltextsuche

E-Mail-Verarbeitung

Ein leistungsstarkes Workflow-System

Ein integrierter Sanity Checker, der die Integrität des Dokumentenarchivs sicherstellt

Theorie und Praxis

In der Theorie ist erscheint die Welt des papierlosen Büros mit Paperless rosarot; die Praxis kann eher ernüchternd sein. Gründe sind u.a.:

Der ursprüngliche (selbst sprechende) Dateiname geht ohne geeignete Gegenmaßnahmen zugunsten eines automatisch generierten internen Dateinamens (z.B. 0000021.pdf) verloren. Auf Systemebene lässt sich nicht mehr ohne weiteres eine Zuordnung zum Dateiinhalt ableiten. Die Paperless-Entwickler halten dies für tragbar.

Es ist aufwändig, eine ausgefeilte Ordnerstruktur auf Paperless mit Tags, Dokumenttypen, Korrespondenten und Speicherpfaden abzubilden.

Die automatische Klassifizierung von Dokumenten ist jedenfalls zu Beginn noch sehr fehleranfällig. Nachbearbeitungen sind eher die Regel als die Ausnahme, zumindest wenn der Zuweisungsalgorithmus auf automatischer Erlernung basiert.

Dennoch kann der Komfortgewinn erheblich sein, wenn die Ablagestruktur und die Arbeitsabläufe stimmen. Damit ist auch verbunden, sich teilweise von alt bekannten Denkmustern zu verabschieden. Unverzichtbar ist es daher, sich nach einem ersten Kennenlernen mit einem tragfähigen Ablagekonzept zu befassen.

2                       Installation

Paperless lässt sich im Prinzip auf allen Plattformen installieren.

2.1              Die Hardware

Bei der Wahl der Hardware sind Sie weitgehend ungebunden:

eigens zugewiesener (dedizierter) PC mit einem Linux-Betriebssystem: dies ist vielleicht der Gold-Standard. Hier ist beispielsweise sogar ein refurbished PC denkbar. Dies sind robuste Industriegeräte und für oftmals unter 50 € zu haben.

mit anderen Anwendungen auf einem Gerät (PC, NAS-Station) oder als Gast in einer virtualisierten Umgebung

selbst auf einem Raspberry Pi: Voraussetzung ist allerdings ein 64-Bit Betriebssystem. Je nach Leistungsstärke des Gerätes können Einstellungen in Paperless helfen, die Performance zu verbessern.

In Abhängigkeit von den persönlichen Gegebenheiten empfiehlt sich auch eine genügend große Festplatte für die Dokumenten-Speicherung vorzusehen.

2.2              Die Software

Paperless setzt zuvorderst auf Docker. D.h. auf allen Geräten, die eine Docker-Umgebung erlauben, lässt sich auch Paperless installieren (siehe https://docs.paperless-ngx.com/setup). Jedoch finden sich im Netz, Erfahrungsberichte, die unter Windows eine mangelnde Stabilität der Anwendung beklagen. Insofern ist vielleicht der Installation auf einem „Billiggerät“ der Vorzug zu geben.

An dieser Stelle möchte ich Ihnen ausschließlich den Weg über das Docker-Skript vorstellen. Es hat aus meiner Sicht ein kleines Plus, weil es von den Machern von Paperless gepflegt wird und über entsprechende Eingabeaufforderungen die notwendigen Parameter zeigt und abfragt. Das Skript verlangt jedoch, ein bereits installiertes Docker und Docker-Compose.

Docker und Docker-Compose installieren

Im Prinzip folgt die Installation den üblichen Schritten.

Stellen Sie sicher, dass die benötigten Pakete vorhanden sind:

sudo apt install docker.io curl net-tools -y

Laden Sie das Docker-Installationsskript herunter

curl -fsSL https://get.docker.com -o get-docker.sh

Starten Sie die Installation:

sudo sh get-docker.sh

Ignorieren Sie die Warnmeldung hinsichtlich einer bereits existierenden Docker-Anwendung. Registrieren Sie Docker als beim Boot zu startenden Dienst und starten Sie ihn.

sudo systemctl enable docker

sudo systemctl start docker

Jetzt geht es an die Installation von Docker-Compose:

sudo curl -L "https://github.com/docker/compose/releases/download/1.29.2/docker-compose-$(uname -s)-$(uname -m)" -o /usr/local/bin/docker-compose

Die Docker-Compose benötigt Rechte:

sudo chmod +x /usr/local/bin/docker-compose

Verlinken Sie die Datei mit /usr/bin/docker-compose:

sudo ln -s /usr/local/bin/docker-compose /usr/bin/docker-compose

Docker als admin ausführen (hier: ein Benutzer mit dem Namen mike).:

sudo usermod -a -G docker mike

Docker testen:

sudo systemctl status docker

Brevier Docker-Befehle

Außerhalb von Portainer erleichtern einige Docker-Befehle die Arbeit:

Container:

anzeigen:

docker ps -a

anhalten:

docker stop <container_name> / <container_id>

starten:

docker start <container_name> / <container_id>

Restart:

docker restart <container_name> / <container_id>

löschen:

docker rm <container_name> / <container_id>

Images:

anzeigen:

docker images

löschen:

docker rmi <image_name>

docker rmi <image_name> -force

Löschen aller unbenutzten oder nicht referenzierten Images, Container:

docker system prune

docker system prune -a

freien Speicherplatzes anzeigen:  df -h

Weitere hilfreiche Informationen zur Speicherverwaltung in Docker finden Sie auf https://devtodevops.com/fix-no-space-left-on-device-docker/.

Hinweis: Installation von Portainer

in vielen Setups findet sich Portainer: Portainer ist vom Prinzip her eine grafische Oberfläche für das Management von Dockercontainern.

sudo docker run -d -p 8000:8000 -p 9000:9000 --name portainer --restart unless-stopped -v /var/run/docker.sock:/var/run/docker.sock -v /opt/portainer:/data portainer/portainer-ce:latest

Port 8000 steht für die Kommunikationsschnittstelle (Tunnel Port) und 9000 für die Weboberfläche.

Das Docker-Skript

Das Skript setzt voraus, dass Sie anders als der Benutzer root angemeldet sind. Für das weitere Verfahren benötigen Sie die Pakete curl und sudo.

sudo apt install curl sudo -y

Melden Sie sich danach mit einem andren Benutzernamen (hier: mike) an und richten Sie vorab das Zielverzeichnis der Installation an:

sudo mkdir /opt/paperless

sudo chown mike:mike /opt/paperless

Setzen Sie für den Fall, dass Sie eine zusätzliche Festplatte für die Daten vorgesehen haben, die Zugriffsrechte und erstellen Sie dort den Zielordner:

sudo chmod -v 777 /HDD1/

sudo mkdir /HDD1/paperless

Hinweis: Port überprüfen

Die Standardinstallation sieht Port 8000 für das Webinterface vor. Vergewissern Sie sich, dass der Port nicht bereits durch einen anderen Docker-Container, z.B. Portainer belegt ist.

Starten Sie dann in der Konsole das Skript:

bash -c "$(curl --location --silent --show-error https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/install-paperless-ngx.sh)"

Nötige Angaben erfragt das Skript im laufenden Prozess (siehe folgende Abschnitte.).

Konfiguration der Anwendung

URL des Web-Interface: weiter mit Enter

Port: der Standard ist 8000; weiter mit Enter

Zeitzone: i.d.R. ist die vorgeschlagene Zeitzone zutreffend; weiter mit Enter

Datenbank Backend: Es sind Postgres, Sqlite und MariaDB möglich; Enter übernimmt den vorgeschlagenen Wert postgres.

Apache Tika einrichten: Paperless ist in der Lage, Apache Tika zur Unterstützung von Office-Dokumenten zu verwenden (d.h. Word-, Excel-, Powerpoint- und Libreoffice-Äquivalente). Diese Funktion erfordert aufgrund der erforderlichen Dienste mehr Ressourcen; yes

Standardsprache: Geben Sie die Standardsprache an, in der die meisten Ihrer Dokumente verfasst sind (Sprachcodes der Variante ISO 639-2 – https://www.loc.gov/standards/iso639-2/php/code_list.php): deu

Paperless Benutzer-ID und Gruppen-ID: Geben Sie die Benutzer-ID und Gruppen-ID an unter der Paperless laufen soll. Paperless ändert die Zugriffsrechte bestimmter Ordner (data, media und consume). Daher empfiehlt es sich, die Benutzer-ID und Gruppen-ID Ihres Unix-Benutzerkontos anzugeben. Sie erhalten diese Angaben mit id: weiter mit Enter.

Konfiguration des Speichers

Zielordner: Der Zielordner wird zum Speichern der Konfigurationsdateien von verwendet. Sie können diesen Ordner nach der Installation von Paperless verschieben. Sie benötigen diesen Ordner immer dann, wenn Sie die Anwendung starten, stoppen, aktualisieren oder pflegen möchten. Voreinstellung ist //paperless-ngx; nehmen Sie /opt/paperless und weiter mit Enter

consume Ordner: Ordner, in dem Paperless nach neuen Dokumenten sucht. Der Vorschlag beruht (/opt/paperless/consume) auf der Angabe des Zielordners; weiter mit Enter

media Ordner: Ordner, in dem sich die Dokumente befinden. Bleibt das Feld leer, übernimmt Docker die Einrichtung (üblicherweise unter /var/lib/docker/volumes). Gewünscht sei an dieser Stelle /opt/paperless/media und weiter mit Enter

data Ordner: Dieser Ordner beherbergt u.a. Suchindizes oder andere Daten. /opt/paperless/data und weiter mit Enter

Datenbank-Ordner: bleibt leer, sodass Docker die Einrichtung übernimmt bzw. /opt/paperless/database und weiter mit Enter

Benutzerdaten

Paperless Username: entspricht Anmeldename (hier: mike); weiter mit Enter

Paperless Passwort: raspberry

E-Mail: weiter mit Enter

Das Skript gibt Ihnen eine Übersicht über die vorgenommenen Einstellungen (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Paperless-Skript – Zusammenfassung der Einstellungen

Mit Betätigen einer Taste starten Sie die Installation. Je nach Leistungsfähigkeit Ihres Systems nimmt der Prozess etwas Zeit in Anspruch. In der Konsole können Sie jedoch recht gut die einzelnen Schritte verfolgen.

Tipp: Paperless einmal ausprobieren

Wer Paperless einmal ausprobieren möchte, ohne eine eigene Installation aufzusetzen, findet in https://www.digitalisierung-mit-kopf.de/ einen Ansatz.

Hinweis: Installation in einem Proxmox LXC-Container

Selbstverständlich funktioniert das Skript auch im Rahmen eines Proxmox-LXC-Containers. Überlegen Sie vielleicht, ob Sie für Paperless eine eigene Festplatte vorsehen möchten. (bei der LXC-Erstellung: Disks → + Hinzufügen).

Alternativ bietet sich ein Proxmox-Helper-Skript an. Hierbei handelt es sich im Kern um eine Baremetal-Installation. Den Befehl für das Helper-Skript finden Sie auf https://tteck.github.io/Proxmox/#paperless-ngx-lxc:

bash -c "$(wget -qLO - https://github.com/tteck/Proxmox/raw/main/ct/paperless-ngx.sh)"

Die Ausführung des Skriptes dauert auch bei etwas leistungsfähigeren Rechnern. Üben Sie sich in Geduld und verlassen Sie nicht die Shell, da dies die Abarbeitung des Skripts unterbricht und zu nicht planbaren Ergebnissen führt. Warten Sie bis der Command-Prompt erscheint (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Paperless-Skript – Zusammenfassung der Einstellungen

Sie erhalten bei korrektem Ablauf eine Mitteilung, über welche IP-Adresse Sie das Web-Interface von  Paperless ngx erreichen können (hier: http://192.168.178.113:8000).

Das Helper-Skript installiert einige Pakete; aber warum handelt es sich?

Python3: Paperless benötigt Python 3.

OCR: Dahinter verbirgt sich die Texterkennung mit OCRmyPDF.

JBIG2: JBIG2 ist ein Verfahren zur Bildkompression von Binärbildern.

PostgreeSQL: andere Datenbank als die übliche SQLite

Adminer: Datenbank-Verwaltung in einer einzigen PHP-Datei

Öffnen Sie für ein Update von Paperless die LXC-Konsole und geben Sie den o.g. Befehl oder schlicht Update ein.

So weit, so gut. Es gestaltet sich jedoch schwierig, wenn Sie Änderungen in der Konfiguration auf Kommandozeilenebene durchführen müssen. Tendenziell halte ich die Installation mittels des Docker-Skriptes für wesentlich bequemer und zielführender.

Sie beenden und starten die Server wie folgt (siehe Abbildung 2.3):

sudo docker compose down

sudo docker compose up -d

Abbildung 2.3: Paperless-Server runter- / hochfahren

3                       Das Paperless Webinterface

Paperless lauscht auf Port 8000. Sie erreichen das Webinterface als über http://<Ihost-IP-Adresse>:8000 (z.B. http://192.168.178.154:8000; siehe Abbildung 3.1).

Abbildung 3.1: Paperless-GUI – Login

3.1              Die Startseite

Mit Ihren Anmeldedaten erreichen Sie die Startseite (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Paperless-GUI – Startseite

Nehmen Sie das Angebot zu einer Kennenlern-Tour an (Tour beginnen). Sie können die Tour aber auch später noch nachholen (Einstellungen → Tour).

Wichtigstes und hilfreichstes Element Kopfzeile ist das Suchfeld (❶) . Geben Sie dort einen Suchbegriff ein, um eine Volltextrecherche über alle Ihre verwalteten Dokumente zu starten. Am rechten Rand der Kopfzeile haben Sie die Möglichkeit das aktive Benutzerprofil zu ändern, auf die Einstellungen zu verzweigen, sich abzumelden oder die Dokumentation zu konsultieren.

Über die linke Seitenleiste (❷) – sie lässt sich auf Symbolgröße minimieren – navigieren Sie zu den wichtigsten Funktionen. An prominenter erster Stelle stehen die Startseite und Dokumente. Es folgen zumindest die Abschnitte Verwaltung und Administration mit weiteren Unterpunkten. Weitere Abschnitte können situationsbezogen hinzukommen (z.B. GEÖFFNETE DOKUMENTE).

Der Hauptbereich (❸) füllt sich in Abhängigkeit vom gewählten Unterpunkt mit verschiedenen Inhalten. Mit Hilfe selbst definierter Ansichten (siehe Kapitel 5) ist sogar ein individuell angepasstes Layout machbar. Ansichten haben einen eigenen Abschnitt in der linken Seitenleiste, wenn zumindest eine Ansicht eingerichtet ist.

Tipp: Aktualisierung Fensterinhalt

Es kann vorkommen, dass der Fensterinhalt nicht automatisch aktualisiert wird. Initiieren Sie dann eine Aktualisierung über das entsprechende Icon Ihres Browsers.

ein (erster) Datei-Upload

Startseite → Datei auswählen öffnet einen Datei-Explorer zur Auswahl der gewünschten Datei (siehe Abbildung 3.3). Dabei setzt Vom Handy hochladen eine Verknüpfung mit einem bestehenden Konto voraus.

Abbildung 3.3: Paperless-GUI – Dateiexplorer

Nach Auswahl der Datei und Öffnen dokumentiert eine Verlaufsanzeige die Stationen der Verarbeitung (siehe Abbildung 3.4):

Datei hochgeladen

Dokument verarbeiten

Miniaturbild erzeugen

Dokument speichern

Datum des Dokumentes ermitteln

Abbildung 3.4: Paperless-GUI – Datei-Upload

Hinweis: DigitalSignatureError

Der Upload von .pdf-Dateien mit einer digitalen Signatur kann auf Error laufen:

DigitalSignatureError: Input PDF has a digital signature. OCR would alter the document, invalidating the signature.

Häufig hilft eine Änderung der OCR-Konfiguration (Konfiguration → OCR-Einstellung → OCR-Argumente. Fügen Sie dort {"invalidate_digital_signatures": true} ein.

Alternativ können Sie versuchen, die digitale Signatur mit einem pdf-Tool zu entfernen (z.B. PDFgear: https://www.pdfgear.com/de/download/). Öffnen Sie das zu bearbeitende Dokument. Wechseln Sie dann in den Bearbeitungsmodus, indem Sie auf das Pfeilsymbol oben im Menü klicken. Markieren Sie die digitale Signatur und rufen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste die Bearbeitungsoptionen auf. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol und speichern Sie abschließend die geänderte Datei.

Nach erfolgreichem Abschluss sind die Statistikdaten Ihrer Paperless-Anwendung aktualisiert (siehe Abbildung 3.5). Die Statistik ist recht aussagekräftig. Sie macht aber nur Angaben, wenn entsprechende Elemente definiert sind: wenn keine Tags angelegt sind, fehlt auch ein Statistikeintrag.

Abbildung 3.5: Paperless-GUI – Anwendungsstatistik

Darüber hinaus finden Sie in Administration → Dateiaufgaben eine Übersicht über den Status vorgenommener Dateioperationen.

Tipp: Hochladen über die Konsole /Samba Share

Selbstverständlich können Sie auch über die Konsole und eine SSH-Verbindung Dateien hochladen. Ziel ist der Consume-Ordner. Paperless überprüft den Ordner periodisch auf neu abgeladene Dateien und überführt diese in das Paperless-Archiv. Beispiel:

scp C:\Users\<Ihr_Pfad>\>Datei> mike@192.168.178.159:/opt/paperless/consume

Eine weitere Alternative ist Samba Share. Dies setzt jedoch einen entsprechenden Server voraus.

Delete Duplicates

Paperless-ng prüft vor jedem Import per Checksumme, ob ein Dokument ein Duplikat ist. Ist dies der Fall, unterbleibt der Import. Die Datei liegt danach weiter im consume-Ordner. Nähere Informationen bringt ein Blick in die log-Datei bzw. Dateiaufgaben → Fehlgeschlagen. Gravierender Nachteil ist, dass u.U. der consume-Ordner durch nicht verarbeitbare Dokumente ungewollt anwächst. Abhilfe schaff ein Eintrag in der Docker-Compose-Datei:

sudo nano docker-compose.yml

Die Option:

PAPERLESS_CONSUMER_DELETE_DUPLICATES: true

Recursive Consume Folder

Paperless ignoriert standardmäßig Dateien in Unterordnern des consume-Ordners . Dies lässt sich ändern:

PAPERLESS_CONSUMER_RECURSIVE: true

Keyboard shortcuts / hotkeys

Sie erhalten eine Liste der verfügbaren Shortcuts auf jeder Seite mit Shift + ? angezeigt. Das Fenster zeigt nur die Schlüssel an, die derzeit in dem aktuellen Bereich des Paperless Webinterfaces verfügbar sind.

3.2              Dokumente

Viel interessanter ist aber, dass Ihr Schriftstück nun unter Dokumente aufzufinden ist (siehe Abbildung 3.6).

Abbildung 3.6: Paperless-GUI – Dokumente

Der Dokumente-Hauptbereich weist eine Kopfzeile, eine Funktionszeile und einen Darstellungsbereich auf.

Die Kopfzeile

In der Kopfzeile legen Sie den Inhalt des Darstellungsbereiches fest (Ansicht; also wie Paperless Ihnen die Ergebnisse präsentiert). Im Einzelnen wirken folgende Schaltflächen:

Auswählen: Das hinterlegte Dropdown-Menü beinhaltet Schaltflächen, um eine Seite (Dokument) oder alles auszuwählen bzw. die Auswahl aufzuheben.

Anzeigen: Hier können Sie Sie eine Auswahl der anzuzeigenden Dokumenteigenschaften treffen (z.B. Titel, Datum ausgestellt, Seiten; s.o.).

Darstellung: Dieser Punkt bezieht sich auf die Darstellung der Objekte im Darstellungsbereich. Es gibt drei verschiedene Ansichtsstile: Liste, kleine Karten und große Karten. In der Seitenleiste werden aktuell geöffnete Dokumente aufgelistet.

Der Stil Liste gibt einen Überblick über die Dokumenteigenschaften, ohne jedoch das Miniaturbild anzuzeigen (siehe Abbildung 3.7):

Abbildung 3.7: Paperless-GUI –  Darstellung Liste

Die Darstellung kleine Karten zeigt das Miniaturbild mit gesetzten Dokumenteigenschaften (siehe Abbildung 3.6). In der Fußzeile der Kachel finden Sie drei Schaltflächen. Ein Klick auf die erste öffnet das Dokument, sodass Sie die Dokument-Eigenschaften bearbeiten können. Die zweite öffnet das gesamte Dokument im Browser und über die letzte laden Sie das Dokument herunter.

Die Darstellung große Karten zeigt jedes Dokument mit Miniaturbild und Textauszug an (siehe Abbildung 3.8):

Abbildung 3.8: Paperless-GUI – Darstellung große Karten

Ähnliche Dokumente verzweigt in den Suchbereich und versucht den Datenbestand auf korrespondierende Objekte zu filtern.

Sortieren: Sortieren erlaubt eine Sortierung der Elemente im Darstellungsbereich nach einer der Dokumenteigenschaften (z.B. Seiten).

Ansicht: Hierüber lässt sich eine definierte Ansicht im Darstellungsbereich speichern (siehe Kapitel 5).

Dokumente suchen / Ergebnisse filtern

Mit der zweiten Zeile bestimmen Sie, was Paperless anzeigt. Jede hier vorgenommene Einstellung können Sie als Ansicht speichern.

Dokumente suchen

Paperless verfügt über mächtige Suchfunktionen (siehe Abbildung 3.9):

Abbildung 3.9: Paperless-GUI – Suchfunktion

Die Suchfunktionen sind:

Titel: Dieser Ansatz zielt auf den Dokumenttitel. Es handelt sich um eine teilqualifizierte Suche; d.h. bei einem Suchbegriff orres erhalten Sie als Treffer alle Dokumente, die diesen String in Ihrem Titel haben (z.B. Korrespondenz).

Titel und Inhalt: Hier bezieht Paperless auch den Dokumentinhalt ein. Bei einer (teilqualifizierten) Suche nach erlin erhalten Sie als Treffer alle Dokumente, die diesen String in Ihrem Titel und Ihrem Inhalt haben (z.B. Berlin).

ASN: ASN wertet als Suchbegriff die Archiv-Serien-Nummer aus (siehe Kapitel 8).

Benutzerdefinierte Felder: Benutzerdefinierte Felder sind in Kapitel 4 beschrieben. Selektionsmerkmal ist der Feldname (z.B. Währung), nicht der Inhalt.

Erweiterte Suche: Hier können Sie die Kriterien der einzelnen Suchfelder in einem Feld zusammenfassen. So listet beispielsweise die Suche nach tag:neu  correspondent:ebay* alle Dokumente mit dem Tag neu sowie den Korrespondenten Ebay und Ebay-Kleinanzeigen auf (siehe Abbildung 3.10). Eine ODER-Verknüpfung erreichen Sie durch OR zwischen den Argumenten.

Abbildung 3.10: Paperless-GUI –  Suchfunktion Erweiterte Suche

Den Datenbestand filtern

Die Weboberfläche präsentiert Ihnen sechs Filter. Sie wirken bei einer Mehrfachaktivierung wie eine UND-Verknüpfung. Dabei sind aktive Filter grün hinterlegt und zeigt in der oberen Ecke die Anzahl der aktivierten Kriterien.

Tag: Tag klappt ein Dropdown-Menü auf, in dem Ihnen zunächst alle definierten Tags zur Auswahl angeboten werden (siehe Abbildung 3.11). Zur Information erhalten Sie bereits hier auch die Anzahl der Treffer angezeigt.

Abbildung 3.11: Paperless-GUI – Filter Tags

Nehmen Sie ein Tag durch Klick in Ihre Auswahl auf; diese erhalten dann ein Häkchen. Sie schließen Tags aus Ihrer Auswahl durch erneutes Anklicken aus. Hinter Alle verbirgt sich eine UND-Verknüpfung; d.h. zur Anzeige kommen nur Dokumente, die alle markierten Tags aufweisen. Einzelne ist die ODER-Verknüpfung; hier reicht es, wenn ein Dokument mit einem der markierten Tags gekennzeichnet ist.

Bei einer langen Tag-Liste hilft die Funktion Tags filtern, die Auswahlanzeige zu minimieren.

Nicht Zugewiesen ist der Filter für alle Dokumente, die bislang noch nicht einen Tag zugewiesen bekommen haben.

Korrespondent: Hier wiederholt sich das gleiche Schema wie bei den Tags, nur bezogen auf die Eigenschaft Korrespondent.

Dokumenttyp: Auch bei der Eigenschaft Dokumenttyp (siehe Kapitel 4) ist der Filter wie zuvor zu setzen.

Speicherpfad: Dieser Filter folgt den drei vorherigen.

Benutzerdefinierte Felder: Dieser Filter weist vertiefte Optionen auf (siehe Abbildung 3.12).

Abbildung 3.12: Paperless-GUI –  Filter Benutzerdefinierte Felder

Die Filterkriterien richten sich dabei nach dem Datentyp des Feldes. Beispielsweise beschränkt sich die Auswahl auf Existiert, Ist null sowie Ist gleich mit den Operanden Wahr bzw. Falsch, wenn der Datentyp Wahrheitswert ist.

(+) fügt ein weiteres Filterkriterium hinzu.

{} zielt auf einen Regulären Ausdruck (z.B. (\d{2})/(\d{2})/(\d{4}) für ein Datum). Ein Test über das Weginterface scheiterte jedoch, da kein Eingabefeld für den Ausdruck angezeigt wird.

Datum: Der Filter Datum markiert eine Auswahl auf die Dokumenteigenschaften Ausgestellt und Hinzugefügt (siehe Abbildung 3.13).

Abbildung 3.13: Paperless-GUI –  Filter Datum

Die angebotenen Möglichkeiten des Datum-Pickers sind umfassend.

Berechtigungen: Ein weiterer Filter ergibt sich, sofern Sie ein Berechtigungskonzept hinterlegt haben (siehe Abbildung 3.14).

Abbildung 3.14: Paperless-GUI – Filter Berechtigungen

Dokumente bearbeiten

Dokumente können Sie gesammelt oder individuell bearbeiten

gesammelte Bearbeitung

Im Darstellungsbereich erscheint eine dritte Zeile, sobald Sie zumindest ein Dokument markiert haben (siehe Abbildung 3.15).

Abbildung 3.15: Paperless-GUI –  Filter Tags

Über Berechtigungen legen Sie bei vorhandenem Berechtigungskonzept die Legitimationen für die ausgewählten Dokumente fest.

Als Aktionen sind das Erneute Verarbeiten, ein Rotieren und ein Zusammenführen der Dokumente im Angebot.

Beim Herunterladen haben Sie die Optionen Archivierte Dateien, Originaldateien und Verwendete formatierte Dateinamen.

Löschen überführt die Dokumente in den Papierkorb.

Einzelbearbeitung

Mit einem Doppelklick auf das Dokument öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Eigenschaften umfassend ändern können.

Die Dokumenteigenschaften

Abbildung 3.16zeigt das Fenster, in dem Paperless so ziemlich alle die ein Dokument betreffenden Aktionen und Eigenschaften präsentiert.

Abbildung 3.16: Paperless-GUI – Dokumenteigenschaften

Auch hier finden Sie wieder eine Kopfzeile, die im rechten Teil Schaltflächen für das Dokument betreffende Aktionen hat. Interessant sind Benutzerdefinierte Felder und Linkfreigabe, weil Sie zunächst nur über diesen Weg dem Dokument derartige Attribute zuweisen können.

Das Metamerkmal Benutzerdefinierte Felder taucht Sie in der Liste der Details erst auf, wenn eine solche bereits zugewiesen worden ist.

Über die Linkfreigabe erleichtern Sie den Dokumentenzugriff für andere Applikationen oder einen Web-Browser (siehe Abbildung 3.17). Sie können die Linkfreigabe zeitlich befristen.

Abbildung 3.17: Paperless-GUI - Dokumenteigenschaften Linkfreigabe

Halten Sie Änderungen mit Speichern fest.

Details

Jede der unter Details aufgeführten Eigenschaften können Sie in den dafür vorgesehenen Feldern ändern. Wählen Sie den Wert aus der Drop-Down-Liste oder fügen Sie einen Wert über + hinzu. Das System verzweigt dann in den entsprechenden Verwaltungsbereich (siehe Kapitel 4). Die meisten zugewiesenen Eigenschaften löschen Sie mit x; bei Benutzerdefinierten Felder fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen und Entfernen Sie dann den Eintrag.

Inhalt

Der Inhalt beschreibt das, was Paperless als wesentliche Gegebenheiten erkannt hat (siehe Abbildung 3.18).

Abbildung 3.18: Paperless-GUI – Dokumenteigenschaften - Inhalt

Metadaten

Metadaten (engl: meta data) sind strukturierte Daten, die übergreifende Informationen über eine Ressource (z.B. Fotos, Bücher, Webdokumente) beinhalten. Sie beschreiben die Informationsressource mit zusätzlichen Daten, um sie maschinell und automatisiert verarbeiten zu können. Auf dieses Instrument greift auch Paperless zurück (siehe Abbildung 3.19).

Abbildung 3.19: Paperless-GUI – Dokumenteigenschaften - Metadaten

Die Metadaten erfahren jedoch keine Änderung, selbst wenn Sie eine erneute Verarbeitung anstoßen. So bleibt z.B. der Metdadateiname bei einem geänderten Speicherpfad unverändert.

Notizen

Sie können einem Dokument auch eine oder mehrere Notizen hinzufügen (siehe Abbildung 3.20). Dies setzt die Aktivierung dieser Funktion voraus (Einstellungen → Allgemein, default aktiviert).

Abbildung 3.20: Paperless-GUI – Dokumenteigenschaften - Notizen

Verlauf

Der Verlauf informiert über alle das Dokument betreffende Aktionen (siehe Abbildung 3.21).

Abbildung 3.21: Paperless-GUI – Dokumenteigenschaften - Verlauf

Berechtigungen

An dieser Stelle können Sie Berechtigungen erteilen, sofern Sie ein Zugriffsmanagement etabliert haben (siehe Abbildung 3.22).

Abbildung 3.22: Paperless-GUI – Dokumenteigenschaften – Berechtigungen

4                       Verwaltung

Mit Verwaltung ist aus Sicht von Paperless das Management von Dokumenten gemeint. An dieser Stelle möchte ich jedoch etwas von der Gliederung im Web-Interface abweichen und die Dinge thematisch abweichend gruppiert behandeln.

4.1              Verwaltung der Dokumenten-Details

Dokumenten-Details sind in Paperless definierte Dokument-Eigenschaften. Sie können diese Details in der Bearbeitung jedem Objekt hinzufügen (siehe 3.2).

Korrespondenten

Unter Korrespondenten versteht Paperless den Ersteller (Firma, Person, Institution) bzw. Absender des Dokumentes. Dabei ist dieser Menüpunkt dem Verwalten von Korrespondenten gewidmet (Bearbeiten, Löschen, Erstellen). Korrespondenten → Erstellen öffnet ein Fenster für die Einstellungen (siehe Abbildung 4.1).

Abbildung 4.1: Paperless-GUI –  Korrespondenten erstellen

In der Regel ist das ein klares und genaues Kriterium, sodass sich hier eher eine Zuweisung auf der Basis von Irgendein Wort oder Exact anbietet.

Exkurs: Zuweisungsalgorithmus

Den Einstellungen zum Zuweisungsalgorithmus begegnen Sie neben Korrespondenten auch bei Tags, Dokumenttyp und Speicherpfad. Paperless vergleicht die passenden Algorithmen, die für diese Elemente in Ihrer Datenbank definiert sind, um zu sehen, ob sie auf den Text in einem Dokument anwendbar sind. Mit anderen Worten: Wenn Sie einen Korrespondenten mit dem Namen VW-Bank definieren, das die Übereinstimmungseigenschaft "Volkswagen Bank" und den Zuweisungsalgorithmus von Exact hat, markiert Paperless Ihr neu konsumiertes Dokument automatisch mit Ihrem Bank-Korrespondenten, solange der Text "Volkswagen Bank" irgendwo im Hauptteil des Dokuments auftaucht.

Das Konzept bzw. die Logik hinter den Zuweisungsalgorithmen ist ziemlich leistungsfähig. Allerdings sind möglicherweise einige Experimente erforderlich, um regelmäßig die gewünschten und erwarteten Ergebnisse zu erhalten. Folgende Algorithmen stehen zur Verfügung:

Keine: Es wird kein Abgleich durchgeführt.

Beliebig: Sucht nach jedem Vorkommen eines beliebigen in der PDF-Datei angegebenen Worts. Wenn Sie die Übereinstimmung als Bank1 Bank2 definieren, werden Dokumente abgeglichen, die einen dieser Begriffe enthalten.

Alle: Erfordert, dass jedes bereitgestellte Wort im PDF erscheint, jedoch nicht in der angegebenen Reihenfolge.

Exakt: Treffer nur dann, wenn die Übereinstimmung genau so aussieht, wie sie in der PDF-Datei angegeben ist (d.h. Reihenfolge beibehalten).

Regulärer Ausdruck: Analysiert die Übereinstimmung als regulären Ausdruck und versucht, eine Übereinstimmung im Dokument zu finden.

Fuzzy-Match: Verwendet einen teilweisen Abgleich, der auf der Lokalisierung des Tag-Textes im Dokument unter Verwendung eines Teilverhältnisses basiert.

Auto: Versucht, neue Dokumente automatisch abzugleichen. Dazu ist es nicht erforderlich, dass Sie eine Übereinstimmung festlegen. Siehe die Hinweise unten.

Wenn Sie die Algorithmen Beliebig oder Alle verwenden, können Sie nach Begriffen suchen, die aus mehreren Wörtern bestehen, indem Sie diese in doppelte Anführungszeichen setzen (s.o.). Wenn Sie beispielsweise mit dem Beliebig-Algorithmus einen Übereinstimmungstext für "Volkswagen Bank" VW definieren, werden Dokumente abgeglichen, die entweder "Volkswagen Bank" oder VWFS enthalten, aber keine Dokumente, die "Volkswagen Financial Services" enthalten.

Zuweisungsalgorithmen definieren Sie über die entsprechenden Punkte in der linken Seitenleiste oder über die Bearbeitung des Dokumentes selber.

Automatischer Abgleich

Paperless-ngx verfügt über einen Zuweisungsalgorithmus namens Auto. Dieser Algorithmus versucht, Ihren Dokumenten Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Speicherpfade basierend auf den Etikettierungen bereits vorhandener Dokumente zuzuweisen. Es bedient sich dabei im Hintergrund eines neuronalen Netzwerks.

Wenn beispielsweise alle Ihre Kontoauszüge Ihres Kontos 123 bei der Volkswagen Bank dem Tag VWFS123 versehen sind und der Zuweisungsalgorithmus dieses Tags auf Auto eingestellt ist, prüft dieses neuronale Netzwerk Ihre Dokumente und lernt automatisch, wann dies der Fall ist.

Mit diesem Ansatz versucht Paperless, einen Großteil der damit verbundenen Komplexität abzudecken. Allerdings gibt es ein paar Einschränkungen, die Sie bei der Verwendung dieser Funktion beachten müssen:

Änderungen an Ihren Dokumenten werden vom Zuweisungsalgorithmus nicht sofort berücksichtigt. Das neuronale Netzwerk muss nach Änderungen an Ihren Dokumenten trainiert werden. Paperless prüft regelmäßig (Standard: einmal pro Stunde) auf Änderungen und erledigt dies automatisch für Sie.

Der Auto-Zuweisungsalgorithmus berücksichtigt nur Dokumente, die NICHT in Ihrem Posteingang abgelegt werden (d.h. denen keine Posteingangs-Tags zugewiesen sind). Dadurch wird sichergestellt, dass das neuronale Netzwerk nur von Dokumenten lernt, die Sie zuvor korrekt mit einem Tag versehen haben.

Der Zuweisungsalgorithmus kann nur funktionieren, wenn eine Korrelation zwischen Tag, Korrespondent, Dokumenttyp oder Speicherpfad und dem Dokument selbst besteht. Ihre Kontoauszüge enthalten in der Regel Ihre Bankkontonummer und den Namen der Bank, sodass dies einigermaßen funktioniert. Muster wie TODO können jedoch nicht automatisch zugeordnet werden.

Der Zuweisungsalgorithmus benötigt eine angemessene Anzahl von Dokumenten, um zu festzustellen, wann welche Tags, Korrespondenten, Speicherpfade und Dokumenttypen zugewiesen werden müssen. Wenn in einem von tausend Dokumenten der Korrespondent Sehr obskurer Webshop, ich habe vor fünf Jahren etwas gekauft steht, wird dieser Korrespondent bei einer Prüfung wahrscheinlich nicht automatisch zugeordnet.

Paperless benötigt außerdem eine angemessene Menge an Negativbeispielen, um zu entscheiden, wann ein bestimmtes Tag, ein Korrespondent, ein Dokumenttyp oder ein Speicherpfad nicht zugewiesen werden soll. Dies wird in der Regel in der Anfangsphase der Fall sein, wenn Sie in Paperless Dokumente ablegen. Beispiel: Wenn alle Ihre bisherigen Dokumente entweder von Webshop oder Bank stammen, ordnet Paperless JEDEM neuen Dokument einen dieser Korrespondenten zu, wenn beide auf automatischen Abgleich eingestellt sind.

Tags

Ich möchte an dieser Stelle (und auch für die folgenden Eigenschaften) nur auf das Erstellen eingehen (Fenster Tag erstellen siehe Abbildung 4.2).

Abbildung 4.2: Paperless-GUI – Tag erstellen

Entscheiden Sie sich mit Hilfe des Color-Pickers für die Farbe. Dieser zeigt sich, wenn Sie mit der Maus über den RGB-Wert fahren. Bestimmen Sie ein Tag zum Posteingangs-Tag, da in der Anfangsphase wahrscheinlich die meisten eingehenden Dokumente der Nachbearbeitung bedürfen. Die Angaben zu Zuweisungsalgorithmus und Berechtigungen sind identisch mit den entsprechenden Feldern anderer Dokument-Eigenschaften.

Dokumenttypen

Ein Dokumenttyp dient dazu, die Art eines Dokuments abzugrenzen (z.B. Brief, Kontoauszug, Rechnung, Vertrag, usw.). Verwendungszweck ist die Identifikation dessen, worum es in einem Dokument geht. Dementsprechend sind nur drei Angaben zu tätigen (siehe Abbildung 4.3).

Abbildung 4.3: Paperless-GUI – Dokumenttyp erstellen

Speicherpfade

Speicherpfade erlaubt Ihnen, in einem gewissen Rahmen eine Ablagestruktur aufzubauen. Standardmäßig speichert Paperless Ihre Dokumente im Medienverzeichnis und benennt sie anhand der Kennung um, die es jedem Dokument zugewiesen hat. Das Ergebnis ist ein Dateiname wie 0000123.pdf. Dies ist nicht aber nicht jedermanns Sache.

die Konfigurationsoption PAPERLESS_FILENAME_FORMAT

Mit der Konfigurationsoption PAPERLESS_FILENAME_FORMAT können Sie einen Verzeichnisbaum herkömmlicher Art aufbauen. Platzhalter helfen bei der Namensgebung. Die richtige Dateierweiterung fügt Paperless automatisch hinzu (z.B. .pdf, .jpg ).

PAPERLESS_FILENAME_FORMAT={{ created_year }}/{{ correspondent }}/{{ title }}

die Konfigurationsoption PAPERLESS_FILENAME_FORMAT_REMOVE_NONE

Bei einem System definierter Speicherpfade ist noch eine zweite Anweisung wichtig. Ohne diese Anweisung erhalten die Pfade bei Nicht-Zuweisung eines Feldes (z.B. eines Korrespondenten) ein none. Das vermeidet die Zeile

PAPERLESS_FILENAME_FORMAT_REMOVE_NONE=true

Differenzierung im Webinterface

Über das Webinterface können Sie den Speicherpfad zielgenauer differenzieren (siehe Abbildung 4.4).

Abbildung 4.4: Paperless-GUI – Speicherpfad erstellen

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder sind in gewisser Hinsicht ein Joker, den Sie für Situationen einsetzen können, die nicht durch die bereits verfügbaren Dokumenteigenschaften abgedeckt sind. Benutzerdefinierte Felder haben einen Datentyp (hier Datum; Abbildung 4.6).

Abbildung 4.5: Paperless-GUI – Benutzerdefinierte Felder erstellen

Ein einmal festgelegter Datentyp kann nicht mehr geändert werden

Weitere Datentypen sind Wahrheitswert, Ganzzahl, Zahl, Währung, Text, URL, Dokumentverknüpfung sowie Auswählen (Drop-Down-Liste)

Papierkorb

Ein Dokument wandert durch Löschen zunächst in den Papierkorb. Hier haben Sie noch einmal die Chance, das Dokument wiederherzustellen. Für das endgültige Löschen haben Sie die Option zwischen einer gezielten Auswahl oder dem Löschen des gesamten Papierkorbinhaltes.

Ansonsten löscht Paperless Inhalte des Papierkorb nach 30 Tagen. Sie können den Zeitraum ändern:

PAPERLESS_EMPTY_TRASH_DELAY=<num>

4.2              Bearbeitungsvorgänge

Das Webinterface greift zwei Punkte hinsichtlich einstellbarer Bearbeitungsvorgänge auf.

4.2.1        Arbeitsabläufe

Paperless nutzt wie bereits erwähnt im Hintergrund ein neuronales Netzwerk. Mit der Zeit verbessert sich die Zuordnung der Dokumente und Sie müssen Sie weniger Details manuell ergänzen. Darüber hinaus können Sie einen Workflow in Paperless einrichten und so noch mehr Zeit sparen. Interessanterweise räumt Paperless in seiner Dokumentation dem Thema Workflows (dt.: Arbeitsabläufe) einen vergleichsweise großen Raum ein (siehe https://docs.paperless-ngx.com/usage/#workflows).

Arbeitsabläufe → + Arbeitsablauf fügt einen Workflow hinzu. Es sind in drei Abschnitten Festlegungen zu treffen (siehe A Abbildung 4.6).

Abbildung 4.6: Paperless-GUI – Arbeitsabläufe

Kopfdaten: Die Kopfdaten sind der Name des Auslösers, die Sortierreihenfolge sowie die Möglichkeit, den Workflow zu deaktivieren. Sortierreihenfolge gibt bei Bestehen von mehreren Workflows die Prüffolge vor: Regel 2 kommt nicht mehr zum Zug, wenn Regel 1 erfüllt ist. Regel 999 wäre dann so etwas wie der Lumpensammler.

Auslöser: Paperless offeriert ein ganzes Bündel an Auslösern mit sehr differenzierten Filtern (siehe Abbildung 4.7).

Abbildung 4.7: Paperless-GUI – Arbeitsabläufe - Auslöser

Aktionen: Gleiches gilt für durchzuführende Aktionen (siehe Abbildung 4.8).

Abbildung 4.8: Paperless-GUI – Arbeitsabläufe - Aktionen

In diesem Beispiel ergänzt Paperless bei hinzugefügten Bank-Dokumenten den Dokumenttitel um das Speicherdatum und das Benutzerdefinierte Feld Währung - bedauerlicherweise ist diesbezüglich keine Wertezuweisung möglich.

Ein schöner Anwendungsfall ist auch das Setzen von Werten im Rahmen einer Massenaktualisierung; so z.B. dem neuen Zuweisen eines Speicherpfades. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

über das Webinterface: Dokumente → Aktionen → erneut verarbeiten bei Auslöser Dokument aktualisiert

über die Konsole:

sudo docker-compose exec webserver document_renamer

4.2.2        E-Mail

Viele Dokumente erreichen den Empfänger inzwischen in Form eines E-Mail-Anhangs, so z.B. Rechnungen, Kontoauszüge, Protokolle, u.s.w.. Auch ist es eher die Regel, dass Personen unterschiedliche Konten bei verschiedenen E-Mail-Providern unterhalten. Vielfach geht der Adressat noch her, exportiert die Anhänge und speichert sie dann in einer gewählten Ablagestruktur. Aber hier kann Paperless seine volle Kompetenz ausspielen.

Die E-Mail-Einstellungen betreffen die E-Mail-Konten und die E-Mail-Regeln (siehe Abbildung 4.9).

Abbildung 4.9: Paperless-GUI – E-Mail-Einstellungen

E-Mail-Konten

Mit Konto hinzufügen hinterlegen Sie in Paperless einen E-Mail-Accout (siehe Abbildung 4.10). Besorgen Sie sich vielleicht vorab die Serverdaten Ihres Providers.

Abbildung 4.10: Paperless-GUI – E-Mail-Einstellungen

Benutzername ist der Anmeldename und Kennwort das dazugehörige Kennwort. Es empfiehlt sich die Verbindung zu Testen. Das Paperless-Berechtigungskonzept greift auch bei E-Mail-Konten.

Hinweis: Imap-Passworte

Web.de und Gmail bieten jeweils in den Sicherheitseinstellungen des Kontos an, ein gesondertes Passwort für Paperless-ngx zu erstellen, sofern man den Zugang mit einem zweiten Faktor abgesichert hat. Vodafone / Arcor verwendet für Imap generell ein anderes Passwort als das Login-Passwort.

E-Mail-Regeln

Wesentlich umfassender sind die Optionen zu den E-Mail-Regeln. Ich beschränke mich an dieser Stelle auf die wichtigsten Einstellungen.

Kopfdaten: In den Kopfdaten geben Sie der Regel einen Namen und wählen das Konto sowie die Reihenfolge in der Anwendung (siehe Abbildung 4.11).

Abbildung 4.11: Paperless-GUI – E-Mail-Regeln - Kopfdaten

Kriterien: Paperless verarbeitet den Inhalt von E-Mail-Ordnern nach vorgegebenen Kriterien (siehe Abbildung 4.12). Der Ordner und das Maximale Alter sind zwingend anzugeben. Absender, Empfänger, Betreff und Nachrichteninhalt sind dagegen optional.

Abbildung 4.12: Paperless-GUI – E-Mail-Regeln - Filter

Verarbeitungsumfang: den Verarbeitungsumfang richten Sie im vierten Abschnitt ein (siehe Abbildung 4.13). Voreinstellung ist, nur die E-Mail-Anhänge zu verarbeiten.

Abbildung 4.13: Paperless-GUI – E-Mail-Regeln - Verarbeitungsumfang

Häufig ist aber auch so, dass die E-Mail selbst von Interesse ist. Geben Sie dann als Verarbeitungsumfang eine der Optionen Nachricht als .eml verarbeiten bzw. Nachricht als .eml und Anhänge getrennt verarbeiten an.

Aktionen: Hier legen Sie die von Paperless durchzuführenden Aktionen fest (siehe Abbildung 4.14). Es empfiehlt sich auch hier, zumindest in der Anfangsphase ein Tag für Neueingänge zu platzieren.

Abbildung 4.14: Paperless-GUI – E-Mail-Regeln - Aktionen

Paperless überprüft alle 10 Minuten den E-Mail-Posteingang auf Neuigkeiten.

4.3              Best Practice / Beispiele

Best Practice bezeichnen bewährte Methoden oder Techniken, die allgemein als den Alternativen überlegen gelten, weil sie tendenziell bessere Ergebnisse liefern. Von Natur her liegen sie näher an sehr guten Ratschlägen als an in Stein gemeißelten Vorgaben. Best Practices können auf Selbstbewertung oder Benchmarking basieren.

Tags

Gehen Sie mit Tags sparsam um. Im realen Leben erhält auch nicht jedes Schriftstück eine Vielzahl verschiedenster Sticker. Die Welt ist dann zwar bunter, aber unübersichtlicher.

Ein Tag für neu aufgenommene Dokumente ist fast ein Muss, da zumindest in der Anfangsphase manuelle Korrekturen an der Tagesordnung sind. Auch ein Tag für TODO oder dergleichen kann sehr hilfreich sein.

Bewahren Sie aber die Unabhängigkeit von Tags mit anderen Eigenschaften (Korrespondent, Dokumenttyp).

Das Datum

Das Datum Ausgestellt am ist vermeintlich das einfachste Feld, weil es sich um das „aufgedruckte“ Datum des Dokuments handelt. Üblicherweise findet dies Paperless selbst auch recht zuverlässig heraus. Hundertprozentig verlässlich ist das jedoch nicht. Und so unterbreitet Paperless in der Dokumentenbearbeitung alternative Werte. Weil das Datum ein gern genutztes Such- bzw. Filterkriterium ist, sollte die Angabe letztendlich zutreffend sein.

Das Datum in den PDF-Metadaten, also wann das Dokument gescannt, erzeugt oder geändert wurde, ist hingegen ziemlich irrelevant. Denn das Papierdokument vom 01.04.2003 kann ja auch erst am 24.12.2024 digitalisiert worden sein.

Der Korrespondent

Ähnlich verhält es sich mit Korrespondent (z.B. VW Bank, Finanzamt, Elektro Meyer, Sanitär Schulze, usw.)

Die Zuordnung der Dokumente kann durchaus Paperless automatisch vornehmen. Im Allgemeinen funktioniert dies bereits ab wenigen Dokumenten in der Datenbank so zuverlässig, dass nur selten manuell nachjustiert werden muss.

Es stellt sich aber die Frage, ob es sinnvoll ist für jeden realen Korrespondenten auch tatsächlich ein Pendant in Paperless vorzusehen. Was für Partner mit viel Schriftverkehr zielführend ist (z.B. VW Bank), kann bei sehr geringem Aufkommen mit einem Absender zur Unübersichtlichkeit führen.

Ein Ansatz ist dann vielleicht, mit Korrespondenten-Gruppen zu arbeiten. Dementsprechend landen beispielsweise alle Handwerker Rechnungen bei einem Korrespondenten Handwerker. Durch ein Dem Gruppennamen vorangestelltes Zeichen lässt sich auf einen Blick die Gruppeneigenschaft ablesen (z.B.: 0-Handwerker).

Überlegen Sie sich, auch eine „Auffanggruppe“ Sonstiges.

Der Dokumenttyp

Ein Dokument lässt sich recht einfach hinsichtlich des Typs klassifizieren (z.B.: Kontoauszug, Rechnung, u.s.w.). Der Dokumenttyp ist unabhängig vom Korrespondenten zu sehen und sollte daher mit Korrespondenten auch keine Überschneidung haben (z.B. nicht: Kontoauszug VW Bank). Letztlich stufe ich diese Eigenschaft als nachrangig ein, da sie wahrscheinlich eher selten als Filterkriterium herangezogen wird.

5                       Administration

Dieser Abschnitt befasst sich mit den Dingen, die klassischerweise auch dem Begriff Administration zugeordnet werden. Ein Eingehen auf alle Details würde jedoch Intention des Buches als Praxisleitfaden zuwiderlaufen, sodass nur ausgewählte Ausschnitte zur Sprache kommen.

5.1              Einstellungen

Das Fenster Einstellungen weist eine Kopfzeile auf, über die Sie noch einmal eine Kennenlern-Tour starten können (siehe Abbildung 5.1).

Abbildung 5.1: Paperless-GUI – Einstellungen - Kopfzeile

Interessanter ist jedoch die Anzeige des Systemstatus. Django-Adminpanel öffnet das Admin-Fenster (http://<Ihre_IP-Adresse>:8000/admin/). Die dort angebotenen Arbeiten können Sie zwischenzeitlich aber auch über das „normale“ Web-Interface erledigen.

Die Rubrik Einstellungen gliedert sich in nachfolgende vier Themen.

Allgemein

Allgemein ist das Sammelbecken für fast alles und jedes (siehe Abbildung 5.2). Scrollen Sie interessehalber einmal durch. Vielleicht finden Sie Optionen, die für Ihre Gegebenheiten nützlich sind (z.B. die Anzahl der Dokumente pro Seite, Dunkelmodus, u.s.w.).

Abbildung 5.2: Paperless-GUI – Einstellungen - Allgemein

Berechtigungen

Berechtigungen zielt auf das erstellte Berechtigungskonzept. Die Möglichkeiten sind jedoch nicht Gegenstand dieses Buches.

Benachrichtigungen

Paperlesss kann über verschiedene Aktionen der Dokumentenverarbeitung an geeigneter Stelle informieren. Standardmäßig sind als Benachrichtigungsoptionen gesetzt (siehe Abbildung 5.3).

Abbildung 5.3: Paperless-GUI – Einstellungen - Benachrichtigungen

Gespeicherte Ansichten

Hier ist die Stelle, gespeicherte Ansichten (Dokumente → Ansichten → speichern als) zu ändern (siehe Abbildung 5.4).

Abbildung 5.4: Paperless-GUI – Einstellungen – Gespeicherte Ansichten

In den beiden Fußzeilen des Fensters finden Sie die auswählbaren Anzeigeelemente; inaktive Elemente sind ausgegraut. Sie wechseln den Anzeigestatus eines Elementes, indem Sie es mit gedrückter linker Maustaste in die andere Zeile verschieben (also z.B. von ausgegraut in grün hinterlegt).

5.2              Anwendungskonfiguration

Der Abschnitt Konfiguration ist Allgemeinen Einstellungen – die sind wenig interessant – und der OCR-Konfiguration gewidmet (siehe Abbildung 5.5).

Abbildung 5.5: Paperless-GUI – Anwendungskonfiguration – OCR-Einstellungen

OCR-Einstellungen betreffen den zentralen Arbeitsvorgang der Dokumentenverarbeitung in Paperless. Setzen Sie hier noch einmal die zutreffende Sprache, auch wenn Sie diese bereits bei der Installation angegeben haben. Benutzen Sie OCR-Argumente, um z.B. auch signierte Dokumente verarbeiten zu können. Bei den anderen Feldern finden Sie vielfach nähere Erläuterungen in der Dokumentation, soweit sich nicht Sinn und Zweck aus dem Feld selbst ergeben (z.B. Seite rotieren).

5.3              Benutzer & Gruppen

Dahinter verbirgt sich die Berechtigungsverwaltung, wenn mehrere Benutzer auf dem System zugelassen sind. Es macht das, was von Systemen dieses Kalibers üblicherweise verlangt wird.

5.4              Dateiaufgaben

Die Dateiaufgaben zeigen Ihnen Dokumente, die verarbeitet wurden, auf Verarbeitung warten oder während der Verarbeitung fehlgeschlagen sind (siehe Abbildung 5.6).

Abbildung 5.6: Paperless-GUI – Dateiaufgaben

Verwerfen löscht einzelne Listenelemente bzw. die komplette Liste.

Ein Doppelklick auf ein Element der Liste Fehlgeschlagen gibt Ihnen Informationen über den Grund für die fehlgeschlagene Verarbeitung. Nähere Informationen finden Sie auch in Protokolle.

Bei einem Element der Liste Abgeschlossen können Sie durch einen Doppelklick oder durch Dokument öffnen direkt in die Datei verzweigen.

5.5              Protokolle

Protokolle informiert über die von Paperless durchgeführten Aktionen nebst Meldung über Erfolg oder Misserfolg (siehe Abbildung 5.7).

Abbildung 5.7: Paperless-GUI – Administration - Protokolle

Das Deaktivieren von Automatisch aktualisieren erlaubt im Fehlerfall eine ungestörte Ursachenanalyse. Noch besser ist u.U. ein Blick in die Log-Datei:

cat /opt/paperless/data/log/paperless.log

Auf ein Message-Highlighting müssen Sie dann aber verzichten.

5.6              Backup

Backups sind so wichtig wie die persönliche Gesundheitsvorsorge. Zwar liegen alle relevanten Dateien (data, media, usw.) relativ bequem zugänglich auf dem Host (siehe Abschnitt 2.2). Die Möglichkeiten hängen ein wenig von der Art der Installation ab (Baremetal, Docker, Datenbanktyp). Bei der in diesem Buch gewählten Art mit Docker ist ein Ansatz folgender:

cd /opt/paperless

sudo docker compose down

tar cfv  /home/user/backup/$(date -I)_backup_paperless_media_$(date -I).tar /opt/paperless/media

tar cfv  /home/user/backup/$(date -I)_backup_paperless_data_$(date -I).tar /opt/paperless/data

tar cfv  /home/user/backup/$(date -I)_backup_paperless_pgdata_$(date -I).tar /opt/paperless/database

sudo docker compose up -d

Allerdings liegt bei Docker manchmal jedoch der Teufel im Detail, sodass ein simples Kopieren der Daten bei einem anschließenden Restore durchaus auf Fehler laufen kann.

Glücklicherweise gibt es mit dem Document-Exporter aber ein genau zugeschnittenes Werkzeug (https://docs.paperless-ngx.com/administration/#exporter).

Backup

Öffnen Sie auf dem Host eine Konsole und navigieren Sie in den Paperless-Zielordner:

cd /opt/paperless

Üblicherweise befindet sich hier bereits für künftige Backups ein Unterordner export. Erstellen Sie ihn nun, wenn dies nicht der Fall sein sollte:

mkdir export

Den Backup führen Sie durch mit (siehe Abbildung 5.8 ):

sudo docker compose exec webserver document_exporter ../export/

Ergänzen Sie den Befehl um -z, damit der Exporter alles in ein .zip-Archiv packt.

Abbildung 5.8: Paperless-GUI – Backup

Lassen Sie sich nicht von einer rot beschrifteten Meldung bezüglich eines fehlenden Passwortes irritieren. Es handelt sich lediglich um eine Warnmeldung, die auf ein fehlendes Passwort hinsichtlich der Verschlüsselung der Backupdaten hinweist.

Die Sicherung bezieht sich aber nur auf die gespeicherten Dokumente. Sie umfasst nicht den Papierkorb. Etwas wackelig ist der Backup von Eigenschaften der definierten Tags, Korrespondenten, usw..

Restore

Verwenden Sie für die Wiederherstellung:

sudo docker compose exec webserver document_importer ../export/

Je nach persönlicher Vorliebe lässt sich das Thema noch ausweiten:

einen Cron-Job für automatisierte Backups anlegen

Verschlüsseltes Cloud-Backup mit Duplicati

Borg-Backup mit Vorta

SD Card Copier / Pi-Safe beim Raspberry Pi

6                       App-Support

Paperlesss ist auch auf Mobil-Geräten gut aufgestellt. Sowohl für IOS (PaperParrot) als auch für Android (Paperlesss-ngx; siehe Abbildung 6.1).

Abbildung 6.1: Paperless-- Android-App

7                       Der Scanner-Direkt-Import

Ein Direkt-Import von Dokumenten aus dem Scanner ist eine feine Sache. Der Teufel liegt jedoch im Detail. Dreh- und Angelpunkt ist, dass gescanntes Material im consume-Ordner landen muss, damit Paperless die Weiterverarbeitung starten kann. Der Weg dorthin ist bestimmt durch das Betriebssystem des Paperless-Hosts (Linux, Windows), die Art der Verbindung (USB; WLAN) und nicht zuletzt durch den Drucker selbst.

Manche Hersteller spendieren ihren Geräten Funktionalitäten, mit denen alle gescannten Dokumente direkt in einem vorgebbaren Dateisystem auf Linux, Windows oder macOS abgelegt werden. Diese Idealkonstellation hat Seltenheitswert. Nachstehend möchte ich ein paar alternative Ansätze aufzeigen:

Filezilla, WinSCP, Samba Share

Hier landen die Scans zunächst einmal im Dateisystem des „Haupt-PC’s“. Von diesem Ordner werden die Dateien manuell in den consume-Ordner verschoben. Der Vorteil ist, dass die Dateinamen noch vor der Verarbeitung durch Paperless angepasst werden können. Denkbare Softwarepakete sind Filezilla, WinSCP, Samba Share,

Überwachte Ordner

Verschiedene Tools können Ordner auf dem Hauptrechner „überwachen“. Sobald dort eine neue Datei gespeichert wird, erfolgt automatisch eine Übersendung in den consume-Ordner. Zwei bekannte Vertreter für diese Methode sind Syncthing und FreeFileSync.

Nextcloud-Sync

Order lassen sich bequem mit Hilfe von Nextcloud synchronisieren.

NASP2-PDF-Scanner

Dieses Tool hilft insbesondere bei preisgünstigen Scannern weiter, die häufig ohne besondere Software im Angebot sind Das kostenlose Tool NASP2 isz für Windows, macOS und Linux verfügbar.

Zeitbasiertes Scannen

Bei diesem Ansatz läuft auf dem Paperless-Host ein zeitbasierter Prozess (z.B. Cron Job, Servicce) dergestalt, dass alle 3 Minuten eine Anfrage an den Scanner gerichtet wird, ob neue Medien zur Verarbeitung anstehen. Dem folgenden Beispiel liegen ein Linux-Host und ein HP-Drucker zugrunde. Sie benötigen das Paket hplip:

sudo apt install hplip

Prüfen Sie, ob Ihr Scanner über das Netz zu erreichen ist (siehe Abbildung 7.1):

hp-scan

Abbildung 7.1: Paperless—erreichbare Scanner

In diesem Fall ist der gleiche Scanner auf drei unterschiedlichen Wegen erreichbar. Setzen Sie sich nun das Scan-Kommando zusammen:

hp-scan –adf -o /opt/paperless/consume/input.pdf -d \ hpaio:/net/officejet_pro_8020_series?ip=192.168.178.51&queue=false

Der Parameter adf besagt, dass der automatische Dokumenteneinzug (auto document feeder) zum Einsatz kommen soll.

Bei erfolgreichem Test, ist der Befehl nur noch in eine Skript-Datei zu packen:

#! /bin/bash

while true; do

<der Befehl>

sleep 10

done

Die Nachbearbeitung der eingescannten Dokumente erfolgt dann über das Paperless-Webinterface. Hilfreich ist es, mit Hilfe von Arbeitsabläufen solchen Dokumenten ein Tag zuzuordnen, dass sie als neu und zu überprüfen klassifiziert.

8                       Archiv-Serien-Nummern

Das papierlose Büro lebt von dem Prinzip, Dokumente nach ihrer Digitalisierung zu entsorgen. In den meisten Fällen ist es mit einem „scan und weg“ getan. Aber so einfach ist das nicht immer. Manche Schriftstücke müssen aus gesetzlichen oder sonstigen Gründen in Papierform aufbewahrt werden (z.B. notarielle Urkunden). An einem Ordnersystem mit tradierten Karton-Ordnern (z.B. Leitz-Ordner) oder Zero-Max-Mappen führt dann unabhängig von einer digitalen Speicherung kein Weg vorbei. Wie aber lassen sich die verschiedenen Speicherorte bzw. -verfahren sinnvoll verknüpfen?

Die Antwort trägt die Bezeichnung Archiv-Serien-Nummern (ASN). Dabei handelt es sich um ein Hilfsmittel, das das Papierdokument mit seinem digitalen Pendant über eine Eigenschaft verbindet. Konkret enthält das Papierdokument einen QR-Code, der eine Nummer abbildet, die das Auffinden in einem tradierten Archiv mit einer auf der Nummernsystematik aufbauenden Organisationsstruktur erleichtert (siehe Abbildung 8.1)

Abbildung 8.1: Paperless - ASN Dokument

Abbildung 8.2 zeigt die Dokumenteigenschaft in Paperless.

Abbildung 8.2: Paperless - ASN Dokumenteigenschaft

Aktivieren Sie die Anzeige von ASN in der Dashboard-Konfiguration (Dokumente → Anzeigen → ASN). Nutzen Sie auch die Suchfunktion (siehe Abbildung 8.3).

Abbildung 8.3: Paperless - ASN Suchfunktion

ASN in ein Dokument einfügen

Die ASN lässt sich über ein Editieren der Dokumenteigenschaften einfügen (siehe Abbildung 8.2). Viel eleganter ist es jedoch, dies durch Paperless erledigen zu lassen. Öffnen Sie die Konfigurationsdatei docker-compose.yml, die sich in Ihrem Paperless Zielordner befindet:

sudo nano /opt/paperless/docker-compose.yml

Navigieren Sie zu den webserver-Einstellungen und fügen Sie die beiden nachfolgenden Zeilen ein (siehe Abbildung 8.4).

PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_BARCODES: 1

PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE: 1

Abbildung 8.4: Paperless-– automatische ASN-Erkennung aktivieren

Starten Sie Docker Compose neu, damit die Änderungen wirksam werden.

docker compose down

docker compose up -d

ASN-Codes beschaffen

Zunächst benötigen Sie Klebeetiketten. Im Netz finden Sie verschiedene Anbieter. Achten Sie darauf, dass die Etiketten zur angestrebten Beschriftung passen.

Die Beschriftung sollte so gewählt werden, dass auch die ASN auf dem Etikett im Klartext zu lesen ist. Der eigentliche Code kann ein unterschiedliches Aussehen haben. Paperless erkennt 10 verschiedene Code-Varianten. Es ist gleichgültig, welche Variante man wählt. Das QR-Format aber den Vorteil, dass es auch mit jeder Smartphone-Kamera auszulesen ist.

Den QR-Code generieren Sie am bequemsten mit einem Online-Generator. Das Netz kennt da verschiedene Anlaufstellen. Eine auf Paperless ausgerichtete ist https://tobiasmaier.info/asn-qr-code-label-generator/ (siehe Abbildung 8.5).

Abbildung 8.5: Paperless-– ASN-Generator

Hier lassen sich sogar die Start-Nummer, das Präfix und die Anzahl führender Nullen vorgeben.

Tipp: ASN-Code auf digitales Dokument aufbringen

ASN-Codes lassen sich auch im Nachhinein in digitalisierte Dokumente einfügen. Schneiden Sie mit einem Bildbearbeitungsprogramm nur den gewünschten Code aus der Druckvorlage aus und fügen Sie ihn in das Zieldokument ein. Das funktioniert sogar mit .pdf-Dateien.

Stichwortverzeichnis

Aktionen  37

Android  46

Apache Tika  11

Arbeitsabläufe  33

Archiv-Serien-Nummern  49

ASN  21

Auslöser  34

Benachrichtigungsoptionen  41

Benutzerdefinierte  21

Benutzerdefinierte Felder  22, 24, 33

Berechtigungen  23, 24, 40

Best Practice  38

Color-Pickers  31

Dateiaufgaben  42

Datum  22, 38

Datum-Pickers  23

Django-Adminpanel  40

Docker  8

Docker-Compose  8, 18

Document-Exporter  44

Dokumenttyp  22, 31, 39

E-Mail  35

Filezilla  47

Gmail  36

Imap  36

IOS  46

Kopfdaten  34

Korrespondent  22, 38

Korrespondenten  28

Linkfreigabe  24

MariaDB  11

Metadaten  25

Nextcloud  47

Nicht Zugewiesen  22

Paperless-ngx  6

Portainer  10

Postgres  11

QR-Code  51

Raspberry Pi  8

refurbished PC  8

RGB  31

Samba Share  18, 47

Sanity Checker  7

Speicherpfad  22

Speicherpfade  31

Sqlite  11

Tag  21, 38

Web.de  36

WinSCP  47

Zuweisungsalgorithmus  29